Obsługa informatyczna firm – rzeczy, o których należy pamiętać

Jeśli rozważasz outsourcing dla swojej firmy, powinieneś pamiętać o kilku rzeczach. Należą do nich koszty, bezpieczeństwo i obawy dotyczące prywatności. Komunikacja jest również ważnym czynnikiem. Najlepiej spotkać się z zespołem outsourcingowym twarzą w twarz, gdy tylko jest to możliwe, lub użyć poczty elektronicznej, czatu lub internetowej usługi komunikacyjnej. Chociaż zespół outsourcingowy nie jest pracownikiem wewnętrznym, projekt nadal należy do firmy, więc traktuj go jako taki. Upewnij się, że śledzisz ich postępy i przeglądasz wszystkie produkty, które produkują.

Przejrzystość

Firmy outsourcingowe IT mogą zwiększyć przejrzystość, oferując klientom możliwość korzystania z internetowych narzędzi do zarządzania projektami w celu śledzenia ich postępów. Narzędzia te pozwalają zarówno klientom, jak i firmom outsourcingowym IT zobaczyć, co dzieje się z ich projektami i przekazać im cenne informacje zwrotne. Informacje zwrotne od klientów mają kluczowe znaczenie dla jakości pracy i zapewniają, że firma dostarcza produkty na czas i w ramach budżetu.

Przejrzystość jest ważnym elementem każdej relacji z firmą outsourcingową. Firma, która dostarcza klientom szczegółowe raporty finansowe, ma większe szanse na zdobycie zaufania. Brak przejrzystości finansowej może prowadzić do problemów w firmie. Niektórzy klienci z USA są nieufni wobec firm z Ameryki Łacińskiej, gdzie niektóre firmy ITO i BPO zostały oskarżone o pomijanie podatków.

Przejrzystość wiąże się również z utrzymaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Firma powinna być w stanie przestrzegać standardów i zasad bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo danych klientów. Nasza firma utrzymuje specjalnie zbudowaną infrastrukturę, aby chronić wrażliwe dane i informacje. Ponadto zachęcamy członków naszego zespołu do dzielenia się informacjami. Najlepszą praktyką jest udostępnianie informacji wszystkim i upewnianie się, że mają oni pełne zrozumienie, jak przebiega projekt.

Obsługa IT dla firm z polityką przejrzystości może mieć znaczącą przewagę konkurencyjną. Firmy z polityką przejrzystości będą otwarte i uczciwe wobec swoich pracowników i reszty organizacji. Informowanie pracowników o stanie firmy jest kluczowe dla utrzymania wysokiego poziomu przejrzystości. Polityka przejrzystości wymaga od firmy przestrzegania zestawu zasad i prowadzenia określonego procesu. Przejrzysta firma będzie chciała spotkać się z pracownikami, aby omówić wszelkie wątpliwości.

Koszty

Jeśli chodzi o koszty obsługi informatycznej dla firm, należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Po pierwsze, koszt zależy od rodzaju dostawcy IT, który wybierzesz. Niektórzy dostawcy IT pobierają opłaty za godzinę, podczas gdy inni oferują stałą opłatę. W zależności od celów biznesowych, możesz wybrać model, który najlepiej spełnia Twoje wymagania.

Kolejnym czynnikiem do rozważenia jest zestaw umiejętności osób wykonujących pracę. Podczas gdy niektóre organizacje IT są biegłe w tradycyjnych technologiach, istnieje wiele firm, które używają bardziej nowoczesnych podejść. Niezależnie od tego, czy wybierzesz tradycyjne czy nowoczesne podejście, będziesz potrzebował kogoś do monitorowania i nadzorowania usług świadczonych przez dostawców. Osoba ta powinna być w stanie wyciąć usługi, które nie są konieczne.

Lokalizacja dostawcy usług outsourcingowych również wpływa na koszty. Na przykład, jeśli zdecydujesz się na outsourcing rozwoju w Ameryce Północnej, zapłacisz wyższe ceny. Z drugiej strony, jeśli zdecydujesz się na outsourcing w Azji Południowej, zapłacisz mniej. Koszt rozwoju oprogramowania w Azji Południowej wynosi około 30-40 dolarów za godzinę. Ta różnica jest częściowo spowodowana różnicami w płacach i kosztach życia. Outsourcing w krajach o niskich kosztach może również prowadzić do gorszej jakości. Dodatkowo, różnice w strefie czasowej i różnice kulturowe mogą utrudniać komunikację.

Właściwa firma outsourcingowa IT będzie oferować przewidywalne miesięczne rozliczenia, które pozwolą Ci płacić tylko za to, czego używasz. Firmy zatrudniające ponad dziesięciu pracowników będą potrzebowały co najmniej jednego technika z zewnątrz. Te z ponad czterdziestoma pracownikami będą potrzebować całego zespołu IT.

Bezpieczeństwo

Outsourcing bezpieczeństwa jest opcją dla firm, które doświadczają wysokich kosztów bezpieczeństwa. Istnieją jednak pewne wady outsourcingu bezpieczeństwa dla firm. Wewnętrzny zespół bezpieczeństwa może nie być tak elastyczny, więc szybkie reagowanie na zmiany może być trudne. Inne problemy to wymogi prawne, wrażliwość danych i potrzeby sprawozdawcze dostawców. Rozwiązania bezpieczeństwa zlecane na zewnątrz zapewniają elastyczność firmom, które chcą się rozwijać.

Ryzyko związane z bezpieczeństwem jest największe w godzinach pracy. Aby zminimalizować to ryzyko, wybierz SOC, który działa w godzinach podobnych do Twoich. Na przykład, jeśli pracujesz przez wiele godzin, wybierz SOC, który jest dostępny przez całą dobę. Jest to ważne z dwóch powodów. Po pierwsze, nie chcesz, aby ktoś inny wykorzystał Twoje słabości. Po drugie, możesz chcieć upewnić się, że Twój zespół bezpieczeństwa ma dostęp do najnowszych technologii.

Ponadto, jeśli szukasz opłacalnego sposobu na utrzymanie bezpieczeństwa sieci komputerowej, outsourcing może być właściwym wyborem. Dostawcy usług outsourcingu bezpieczeństwa pomagają w zarządzaniu i utrzymaniu infrastruktury bezpieczeństwa. Usługi outsourcingowe mogą pomóc w podjęciu decyzji, która technologia jest odpowiednia dla Twojej firmy, oraz pomóc w jej skutecznym wdrożeniu i integracji. Dzięki zmniejszeniu kosztów bezpieczeństwa można skupić się na rozwoju firmy i utrzymaniu przewagi konkurencyjnej.

Outsourcing usług ochrony ułatwia również proces transformacji firm w miarę ich rozwoju. Firmy mają wystarczająco dużo na głowie. Usługi outsourcingowe mogą pomóc w obsłudze rosnącej sieci komputerowej bez konieczności martwienia się o zatrudnianie dodatkowego personelu IT lub tworzenie zespołu bezpieczeństwa na miejscu. Zespół bezpieczeństwa zewnętrznego dostawcy zajmie się tymi problemami, podczas gdy Ty skoncentrujesz się na innych aspektach swojej działalności.

Prywatność

Jednym z największych problemów dla firm korzystających z outsourcingu IT jest prywatność. Choć prawo dotyczące prywatności różni się znacznie w poszczególnych krajach, pojęcie to pozostaje kluczową kwestią w praktycznie każdej transakcji outsourcingu. Federalne przepisy dotyczące prywatności mają wpływ na takie branże, jak usługi finansowe, opieka zdrowotna i edukacja, ale odnoszą się również do innych rodzajów informacji. Przepisy stanowe i lokalne również odgrywają kluczową rolę w ochronie danych osobowych.

Przedsiębiorstwa powinny również upewnić się, że ich zewnętrzni dostawcy usług wdrażają odpowiednie zabezpieczenia. Mogą one przyjąć formę kontroli technicznej i administracyjnej, która ogranicza dostęp do danych wrażliwych. Zabezpieczenia fizyczne mogą obejmować zamki na szafach na dokumenty lub inne środki, które zapobiegają nieausztachetyzowanemu dostępowi do obiektów wykorzystywanych do przechowywania wrażliwych informacji. Środki te są szczególnie ważne, jeśli zagrożone są bardzo wrażliwe dane osobowe.

Istotne jest, aby firmy rozumiały rodzaje danych, które będą przekazywać swojemu dostawcy usług outsourcingowych oraz ich zobowiązania prawne dotyczące prywatności danych. Na przykład w Stanach Zjednoczonych niektóre rodzaje danych mogą powodować przepisy dotyczące powiadamiania o naruszeniu danych. Ponadto firmy muszą zrozumieć, skąd pochodzą dane i gdzie prawdopodobnie będą przetwarzane lub przechowywane. Ponadto powinny wiedzieć, czy dostawca usług outsourcingowych znajduje się w kraju, w którym obowiązują surowe przepisy dotyczące prywatności danych.

Firmy zlecające na zewnątrz obsługę informatyczną przedsiębiorstw muszą zapewnić, że ich usługi są zgodne z przepisami dotyczącymi prywatności. Nowe przepisy wymagają zgodności na wszystkich poziomach łańcucha outsourcingu. Nieprzestrzeganie tych przepisów może skutkować karami.

Strefy czasowe

Strefy czasowe są ważnymi czynnikami podczas outsourcingu do innych krajów. Różnica czasu w danej lokalizacji może mieć znaczący wpływ na wydajność Twojego projektu. Może również wpływać na zdolność Twojego zespołu do komunikacji i współpracy online. Rezultatem może być awaria systemu lub nawet utrata biznesu. Aby uniknąć tych problemów, konieczne jest posiadanie niezawodnego systemu komunikacji.

Różnice stref czasowych są również ważne w outsourcingu oprogramowania. Świat stał się mniejszy dzięki postępowi technologii, a potrzeba pracy wszystkich pracowników w tym samym miejscu staje się mniejszym problemem. W Indiach, na przykład, programiści pracują nad projektami w swojej własnej strefie czasowej.

Podczas outsourcingu IT do innych krajów, różnice w strefach czasowych mogą sprawić, że cały projekt będzie ogromnym wyzwaniem. Nie tylko ludzie są w różnych strefach czasowych, ale mogą nawet znajdować się w różnych miastach lub na różnych kontynentach. Komunikacja między członkami zespołu może uczynić lub złamać projekt rozwoju oprogramowania. Kluczowe jest posiadanie skutecznych kanałów komunikacyjnych, które nie zakłócają przepływu pracy.

Strefy czasowe mogą również wpływać na to, jak spotkania są zaplanowane i jak są obsługiwane. Dostawcy offshore i call center zazwyczaj działają w godzinach wymaganych przez klienta, ale różnica w strefie czasowej może wpłynąć na to, jak dobrze można się z nimi porozumieć. Spotkania dotyczące planowania i przeglądów statusu mogą być dotknięte przez różnice w strefach czasowych.

Dokumentacja

Outsourcing usług dokumentacyjnych do firmy offshore pomoże Twojej firmie wykonać pracę szybciej i dokładniej. Usługi te mogą również pomóc Twojej firmie dotrzymać terminów, takich jak przygotowanie materiałów marketingowych na duże wydarzenie lub skanowanie dużych ilości dokumentów do sprawy prawnej. Usługi te mogą być świadczone w skali globalnej. Outsourcing usług dokumentacyjnych będzie dobrodziejstwem dla Twojej firmy, ale upewnij się, że wybierasz właściwego dostawcę usług offshore.

Rynek outsourcingu dokumentów jest zdominowany przez garstkę firm. Należą do nich takie firmy jak Symcor, HP, Ricoh Co. i Fuji Xerox. Niektóre z nich współpracują również z dostawcami usług w chmurze, oferując rozwiązania do pracy zdalnej. Oprócz oferowania usług outsourcingu dokumentów, oferują one również usługi konsultingowe.

Outsourcing usług dokumentacyjnych może również pomóc organizacjom w dostępie do informacji w przystępnym i łatwo zrozumiałym formacie. Outsourcing usług dokumentacyjnych pomoże organizacjom uwolnić swój czas, aby mogły skupić się na ważniejszych działaniach. Firmy powinny sprawdzić, czy wybrany przez nie usługodawca stosuje narzędzia i technologie bezpieczeństwa danych w celu ochrony dostarczanych informacji. Proces outsourcingu usług dokumentacyjnych może pomóc firmom zaoszczędzić pieniądze i usprawnić ich procesy.

Usługi outsourcingu dokumentów mogą pomóc organizacjom zaoszczędzić pieniądze i poprawić obsługę klienta. Wykorzystując wiedzę ekspercką na temat globalnych przepisów branżowych, usługodawcy ci mogą pomóc firmom w integracji procesów biznesowych i dostosowaniu ich do celów strategicznych. W rezultacie, outsourcing tych usług może pomóc firmom zaoszczędzić do 25 procent na pisaniu i drukowaniu dokumentów. Co więcej, outsourcing usług obrazowania i skanowania dokumentów pomoże firmom archiwizować wszystkie dokumenty w jednej centralnej lokalizacji w celu efektywnego kosztowo wyszukiwania.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]